手続きに給与明細が必要になった
あれ?どこにしまったっけ?
収入の証明や各種手続きに必要な給与明細。あなたはちゃんと整理して保管していますか?
給与明細は最低でも5年は保管していないと安心できません。その間に失くさないよう、保管方法を見直しましょう。
給与明細の保管方法には、中が仕切られているファイルがおすすめです。
インデックスでどこに何が入っているかが一目で分かり、簡単に取り出せるのでとても便利です。
仕切りポケットがあるファイルは100均で入手できますが、無印良品でも100均よりポケット数が多いファイルを購入できます。
今回は100均と無印良品で扱っているファイルの紹介、給与明細の電子化という保管方法や保管の理由を説明しています。
給与明細の保管方法に悩んだら、ぜひ参考にしてくださいね。
給与明細の保管方法は100均を活用!4つのファイル紹介!
一番簡単な給与明細の保管方法は、ファイルに入れることです。
中でも仕切りポケットのあるファイルは、給与明細だけでなく領収書や源泉徴収票などをまとめておけるので、確定申告の時にとても便利。
欲しい書類があるときはインデックスを見れば簡単に取り出せるので、使いやすいのもメリットの１つです。
そんな便利なファイルは、100均のダイソーとセリアで入手できるのでご紹介します。
- 【ダイソー】セクションファイル（仕切り付、6ポケット）
- 【セリア】ドキュメントスタンド A4サイズ
- 【セリア】A4バッグ in ドキュメントファイル
- 【セリア】6リング ファスナーケース
給与明細の保管方法に困ったら、100均のファイルコーナーで探してみましょう。
【ダイソー】セクションファイル（仕切り付、6ポケット）
| 商品名 | セクションファイル（仕切り付、6ポケット） |
| サイズ | 縦138mm×横260mm×高さ18mm |
| 材質 | ポリプロピレン |
| ポケット数 | 6ポケット |
給与明細が程よく収まるサイズです。
1ポケットに1年分入れるとしたら、6年分の明細を保管することができます。
コンパクトなので給与明細のみを入れるなら、ダイソーのセクションファイルが使いやすいですね。
【セリア】ドキュメントスタンド A4サイズ
| 商品名 | ドキュメントスタンド A4サイズ |
| サイズ | 約 縦235mm×横333mm |
| 材質 | ポリプロピレン |
| ポケット数 | 5ポケット |
セリアのドキュメントスタンドの特徴は自立することです。
少量の書類しか入っていなくても、倒れることなくしっかりと立ちます。
100均とは思えないクオリティ!
常時立たたせておけば、給与明細や領収書をサッと入れることができるので、手間がかからず管理が楽です。
このドキュメントスタンドのスリムタイプがあるらしいのですが、私が行ったセリアには置いてありませんでした。
スリムタイプはドキュメントスタンドA4サイズの半分の大きさなので、給与明細を入れるのに丁度いいサイズです。
【セリア】A4バッグ in ドキュメントファイル
| 商品名 | A4バッグ in ドキュメントファイル |
| サイズ | 約 縦247mm×横330mm |
| 材質 | 本体…ポリプロピレン ゴムひも…ポリエステル、スチール |
| ポケット数 | 6ポケット |
セリアのドキュメントファイルはふたが無いので、カバンの中に入れたままでも上から書類を取り出せます。
使わないときはゴムをかければ、厚みが抑えられ、かさばらずに収納できます。
【セリア】6リング ファスナーケース
| 商品名 | 6リング ファスナーケース |
| サイズ | 約 縦250mm×横155mm×高さ25mm |
| 材質 | ポリプロピレン ポリエステル スチール |
| ポケット数 | 別売りのリフィルを使用 |
セリアのファスナーケースは別売りのリフィルを使用することで、自分が使いやすいファイルにカスタマイズできます。
私が行ったお店には8種類のリフィルがありました。
- ボタン式収納リフィル
- ジッパーケースリフィル
- ジャバラ3ポケットリフィル
- カード収納リフィル
- フタ式3段リフィル
- フリーポケットリフィル
- EVAジッパーリフィル、EVAジッパーリフィル クリア
- 両面収納リフィル
私の場合、「両面収納リフィル」に給与明細や領収書を、「カード収納リフィル」に交通費の領収書を入れていました。
別売りのリフィルを使えばいくらでも仕切れるので、整理しやすいファイルです。
給与明細の保管方法は無印商品が丈夫!おすすめ3つ紹介
たくさん書類を入れるから丈夫なファイルがほしい!
別会社の給与明細が混ざらないように、ポケット数は多いほうがいいな
複数の会社から給与をもらっている場合、ポケット数が少ないファイルでの保管方法では、あっという間に書類でパンパンになってしまいます。
そこでおすすめなのが無印良品のファイルです。ここでは無印良品で扱っているファイルをご紹介します。
- 【無印良品】ポリプロピレン仕切りファイル
- 【無印良品】発泡ポリプロピレン個別フォルダ
- 【無印良品】発泡ポリプロピレンファイルボックス
無印良品のファイルは丈夫でポケット数も多く、何よりデザインが統一されていて、見た目がスッキリしています。
100均のファイルと比べると少し高いですが、その分作りはしっかりしています。
給与明細や重要書類がかさばりやすい人にはうってつけの保管方法です。
【無印良品】ポリプロピレン仕切りファイル
ポチップ
| 商品名 | ポリプロピレン 仕切りファイル A4用・13ポケット |
| サイズ | 縦242mm x 横330mm x 高さ36mm |
| 材質 | 本体…ポリプロピレン ボタン…ポリアセタール |
| ポケット数 | 13ポケット |
厚さがある分しっかりと作られていて、ポケットも13個と多く、ジャバラになっているので沢山入ります。
とても頑丈なので、我が家では給与明細ではなく、家電類の説明書を入れています。
【無印良品】発泡ポリプロピレン個別フォルダ
ポチップ
| 商品名 | 発泡ポリプロピレン個別フォルダ A4用・4枚組 |
| サイズ | 約 縦250mm×横309mm |
| 材質 | 発泡ポリプロピレン |
書類を仕切る個別フォルダで、4枚組になっています。
別にファイルボックスが必要ですが、サイズが合えばどのメーカーのファイルボックスにも合わせられます。
【無印良品】発泡ポリプロピレンファイルボックス
ポチップ
| 商品名 | 発泡ポリプロピレンファイルボックス・スタンダード・3枚組 |
| サイズ | 約 幅100mm×奥行き320mm×高さ240mm |
| 素材 | ポリプロピレン |
無印良品の個別フォルダと併せて使うと良いファイルボックスです。
持ち手があるので、持ち運びが簡単にできます。
ふたがないタイプは書類を出し入れしやすいので、保管方法としてはとても楽ですよね。
給与明細の保管方法のおすすめは電子化!PCで紛失防止
給与明細は納税状況などを証明する大事な書類です。
保管期間は最低でも5年必要なので、期間中は紛失しないよう大切に保管しましょう。
一応ファイルに入れているけど、保管方法に自信がないなぁ
給与明細をファイルに入れるだけでは心配な人は、パソコンやクラウドストレージにデータを保存しておくことをおすすめします。
紙の給与明細を電子化
企業によってはペーパーレス化が進み、紙の給与明細を廃止しているところがあります。
そういった企業は最初から給与明細をPDFファイルで発行しており、自身でダウンロードするだけなので、明細の保存がとても簡単です。
「Portable Document Format」の略。
紙に印刷するようにレイアウトしたページの状態を保存するためのファイル形式の名称。
- 相手がどんな端末でも情報を共有することができる
- 印刷した時とほぼ同じイメージを保存できる
しかし、まだまだ紙で給与明細を受け渡しをしている企業も多くあります。
紙のデメリットは以下の2つ。
- 紙だと紛失してしまう
- 企業側で再発行の義務はない
1度紛失してしまうと、その月の明細が残らなくなる可能性があります。
紙の給与明細は写真やスキャンでデジタル化し、パソコンやクラウドストレージにデータ保存する保管方法がおすすめです。
写真じゃきれいに読み取れないと気になる場合は、スキャナーを使うと簡単に保存できますよ。
